Jak pandemia zmieniła zarządzanie nieruchomościami – trwałe skutki dla wspólnot

Pandemia COVID-19 była momentem przełomowym nie tylko dla gospodarki, ale i dla codziennego funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych. Wymusiła przyspieszoną cyfryzację, nowe formy komunikacji, a także zmianę podejścia do bezpieczeństwa i organizacji pracy zarządcy. Choć wiele z tamtych rozwiązań miało charakter tymczasowy, ich skutki okazały się trwałe. Dziś, z perspektywy kilku lat, widać wyraźnie, że pandemia trwale przekształciła sposób zarządzania nieruchomościami.

1. Rewolucja w komunikacji – jak wspólnoty przeszły do świata online

W marcu 2020 roku, na mocy rozporządzeń Rady Ministrów w sprawie ograniczeń epidemicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 697), wprowadzono zakaz organizowania zgromadzeń. Dla wspólnot mieszkaniowych oznaczało to w praktyce niemożność przeprowadzenia zebrań właścicieli – podstawowego narzędzia decyzyjnego. Zarządcy musieli błyskawicznie dostosować się do nowych realiów. W miejsce tradycyjnych ogłoszeń na klatkach pojawiły się newslettery e-mail, komunikaty SMS i grupy w mediach społecznościowych. Wspólnoty, które do tej pory korzystały głównie z papierowych obwieszczeń, zaczęły wprowadzać systemy elektronicznego kontaktu z mieszkańcami.

Efektem tych zmian było powstanie nowego standardu komunikacji – szybkiego, zdalnego i udokumentowanego. Dla wielu mieszkańców była to pierwsza okazja, by zobaczyć, jak wygląda nowoczesne zarządzanie wspólnotą.

2. Głosowania obiegowe i cyfrowe – ewolucja, nie rewolucja

Głosowanie „w trybie obiegowym” nie jest wynalazkiem pandemii – funkcjonuje w polskim prawie od 1994 r., tj. od wejścia w życie ustawy o własności lokali (art. 23 ust. 1 UoWL). Już wtedy ustawodawca dopuścił możliwość podejmowania uchwał bez zwoływania zebrania właścicieli, jeśli głosy zostaną zebrane w inny sposób – pisemnie lub indywidualnie od poszczególnych właścicieli.

W czasie pandemii pojawił się jednak nowy problem: jak oddać głos, gdy bezpośredni kontakt jest utrudniony? Ustawodawca zareagował, wprowadzając w „tarczy antykryzysowej” z 31 marca 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 568, art. 18 ust. 1) możliwość prowadzenia zebrań oraz głosowań z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W praktyce oznaczało to, że właściciele mogli oddawać głosy drogą elektroniczną – np. e-mailem, w systemach online lub poprzez podpis elektroniczny.

To nie była więc nowa instytucja prawna, lecz modernizacja istniejącej procedury – dostosowanie jej do realiów zdalnego funkcjonowania. Dla wielu wspólnot był to pierwszy krok w stronę cyfryzacji, która z czasem stała się standardem. Warto dodać, że sądy coraz częściej akceptują elektroniczne formy dowodowe potwierdzające udział właściciela w głosowaniu, co jeszcze kilka lat temu było przedmiotem sporów (np. wyrok SA w Warszawie z 23.09.2021 r., I ACa 289/21).

3. Zarządzanie kryzysowe i ciągłość usług

W czasie pandemii wiele firm serwisowych ograniczyło działalność, co dla zarządców oznaczało poważne ryzyko przerw w dostawach usług. Zarządcy musieli nauczyć się planować rezerwy finansowe, tworzyć listy alternatywnych wykonawców i priorytetyzować zadania. W praktyce wiele wspólnot opracowało wewnętrzne „procedury ciągłości działania” – dokumenty określające, które prace można odroczyć, a które muszą być wykonane niezależnie od okoliczności.

Zgodnie z art. 62 ustawy Prawo budowlane (Dz.U. 2023 poz. 682), zarządca zobowiązany jest do zapewnienia okresowych kontroli technicznych. Pandemia uświadomiła, że nawet w warunkach ograniczonej dostępności wykonawców obowiązki te nie mogą zostać zaniechane – co wymagało od zarządców elastyczności i planowania z wyprzedzeniem.

„W czasach kryzysu największym kapitałem wspólnoty jest zaufanie. Dlatego kluczowa była transparentność procesu głosowania i bieżące informowanie właścicieli o decyzjach zarządu.”

– Rafał Podemski, Zarządca nieruchomości, Gremius

4. Finanse wspólnot – utrzymanie płynności w niepewnych czasach

Pandemia przyniosła spadek terminowości wpłat właścicieli, szczególnie w budynkach z lokalami użytkowymi. Wielu przedsiębiorców zwracało się o czasowe ulgi lub przesunięcia płatności. Zarządcy sięgali po rozwiązania takie jak etapowanie inwestycji, renegocjacje umów serwisowych czy tworzenie funduszy buforowych. Niektóre wspólnoty zdecydowały się na aneksowanie planów gospodarczych i tymczasowe obniżenie zaliczek – co wymagało odwagi i zaufania właścicieli, ale pozwoliło utrzymać stabilność finansową.

5. Nowe technologie w codziennym zarządzaniu

Pandemia przyspieszyła wdrażanie rozwiązań cyfrowych: elektroniczne obiegi dokumentów, wirtualne tablice ogłoszeń, zdalne odczyty liczników czy elektroniczne rozliczenia mediów. Systemy takie jak eBOK, Daktela czy dedykowane portale wspólnotowe pozwoliły na automatyzację procesów administracyjnych. Wiele wspólnot, które wprowadziły te narzędzia z konieczności, dziś nie wyobraża sobie powrotu do papierowej dokumentacji.

Podsumowanie

Pandemia COVID-19 była katalizatorem zmian, które w innych warunkach trwałyby latami. Cyfryzacja komunikacji, profesjonalizacja zarządzania kryzysowego, nowe standardy transparentności finansowej i wzrost roli zarządcy jako doradcy – to trwałe efekty tamtego okresu. Zarządzanie nieruchomościami po 2020 roku stało się bardziej świadome, oparte na danych, przepisach i partnerskich relacjach z właścicielami.

Meta title: Jak pandemia zmieniła zarządzanie nieruchomościami – trwałe skutki dla wspólnot | Gremius

Meta description: Analiza trwałych skutków pandemii COVID-19 dla wspólnot mieszkaniowych: cyfryzacja zebrań, zarządzanie kryzysowe, finanse i nowe standardy pracy zarządców. Ekspercki komentarz Gremius.